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Zeit und Geld sparen: Fahrtenbuch aber richtig

Julian 04.08.2022 7 Minuten Lesezeit

Bloß keine Fehler machen beim Fahrtenbuch – so läuft es!

Fahrtenbuch führen: Das Wie und Warum

Vor allem beim Gewerbeleasing kommen Fahrtenbücher zum Einsatz. Der Name ist dabei Programm: In einem Buch werden Fahrten festgehalten, die mit dem Dienstfahrzeug getätigt werden. Warum? Das hat vor allem steuerliche Gründe. Im Kern geht es aber darum, dass beim Gewerbeleasing private Fahrten von Dienstfahrten unterschieden werden. Wird der Dienstwagen für die Fahrt zum Yoga oder in den Urlaub genutzt, handelt es sich alles andere als um eine Dienstfahrt. Trotzdem kann nicht vorausgesetzt werden, dass ein Auto ausschließlich für Dienstwege genutzt wird. Private Fahrten sind ebenso gestattet, müssen aber vor allem für die Steuer nachvollziehbar sein (darauf gehen wir noch genauer ein). Erstmal schauen wir uns an, was ein Fahrtenbuch ausmacht.

Fahrtenbuch: Eine Definition

Mit dem Fahrtenbuch werden Fahrten mit einem PKW erfasst, das von Arbeitgebern zur Verfügung gestellt wird. In dem Buch werden private und berufliche Fahrten festgehalten, damit nachvollzogen werden kann, für welche Fahrten (also Privatfahrten) Lohnsteuer zu zahlen ist, während für die Dienstfahrten gewisse Steuererleichterungen zugestanden werden.

Ein Fahrtenbuch kann klassisch schriftlich, aber auch digital geführt werden. Für eine digitale Fahrtenerfassung gibt es diverse Lösungen, deren Absicht es ist, das Erfassen von Fahrten zu vereinfachen. Fallen mehrere Fahrten an – sei es zu Messen, zu Kundschaft oder zu Geschäftsmeetings – kann es aufwendig und auch lästig sein, ein Fahrtenbuch zu führen. Darum ist es das Bestreben, die Erfassung der zurückgelegten Strecken durch digitale Erfassungssysteme zu verschlanken.

Fahrtenbuch & Steuer: Darauf kommt es an

Wird ein Firmenfahrzeug zu privaten Zwecken genutzt, muss dies versteuert werden, denn wir sprechen hier von einem geldwerten Vorteil. Angestellte, Unternehmende, Selbstständige und auch die Führungsebene müssen entsprechend private und geschäftliche Fahrten ordnungsgemäß dokumentieren. Diese Dokumentation wird dann vom Finanzamt geprüft, damit Privatfahrten in der Steuer berücksichtigt werden, während Dienstfahrten bevorteilt werden. Nutzt also beispielsweise ein Angestellter seinen Firmenwagen nicht nur zu beruflichen, sondern auch zu privaten Zwecken, muss er den geldwerten Vorteil für die privaten Fahrten versteuern – also darauf auch Sozialabgaben zahlen.

Ist das Führen eines Fahrtenbuchs Pflicht?

Zunächst einmal besteht keine Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs. Die Pflicht besteht nur darin, den privaten Nutzungsanteil nachweisen zu können, damit dieser versteuert wird. Dies muss nicht zwangsläufig über eine Buchführung erfolgen. Eine Alternative ist die 1-Prozent-Regel.

Dient das Fahrzeug nur für den betrieblichen Gebrauch, könnte eine Fahrtenerfassung überflüssig sein. Ist sie aber leider nicht! Es könnte trotzdem der Fall sein, dass das Finanzamt die Nutzung nachvollziehen möchte, falls Zweifel aufkommen, dass das Auto tatsächlich nur für geschäftliche Fahrten genutzt wird. Dann ist es optimal, wenn ein gut geführtes Fahrtenbuch vorliegt. 

Gut zu wissen

Lassen sich Fahrende bei einem Verkehrsvergehen nicht ermitteln, können Behörden die Fahrzeughaltenden dazu verpflichten, ein Fahrtenbuch zu führen (also als Auflage in einem Bußgeldverfahren).

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regel: Wann ist was sinnvoll?

Wem das Fahrtenbuchführen zu lästig ist, kann auch die sogenannte Ein-Prozent-Regelung anwenden. Nach § 8 Abs. 2, 3 und 5 EstG besteht also die Möglichkeit, dass das Finanzamt einen Pauschalwert festsetzt, der die private Fahrzeugnutzung abdeckt. Dabei gilt folgendes:

  • Als geldwerter Vorteil ist für jeden Monat 1 % des Bruttolisten-Neupreises des Fahrzeugs veranschlagt – unabhängig vom tatsächlichen Anschaffungspreises des Autos.

  • Allen Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeitsstätte wird ein zusätzlicher Aufschlag zugeschrieben, sodass jeder Kilometer mit 0,03 % des Listenpreises multipliziert wird.

  • Die Ein-Prozent-Regelung kann nur dann genutzt werden, wenn der Firmenwagen zu mehr als 50 % für Geschäftsfahrten genutzt wird.

  • Es kommt eine Extra-Umsatzsteuer für die private Nutzung hinzu.

Welche Methode die bessere ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Zumindest kann mit der Ein-Prozent-Regelung einiges an Zeit gespart werden. Letztlich entscheiden aber diverse Kriterien, welche Steuerlast auf einen zukommt:

  • Anzahl der gefahrenen Kilometer

  • Abschreibungsdauer (in Jahren)

  • Entfernung von Wohnung zu Arbeitsstätte

  • Veranschlagter Lohnsteuersatz

  • Versicherungskosten, Wartungskosten und Kraftstoffkosten

Aber Achtung

Es lohnt sich, das Ganze durchzurechnen und auf die finanzielle Belastung zu achten. Es kann sein, dass das Fahrtenbuch die günstigere Variante ist. Eine Vorabkalkulation kann also helfen, die passende Methode zu wählen und letztlich zu sparen.

Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel: Ist das möglich? Wie?

Ein Wechsel zwischen den beiden Methoden ist möglich, aber nicht immer. So kann während des laufenden Kalenderjahres kein Wechsel erfolgen. Die Wahl einer der beiden Arten ist für ein volles Jahr verbindlich, da sich auch die Steuerermittlung immer auf ein Jahr bezieht. Es besteht aber immer dann eine Ausnahme, wenn der Firmenwagen im Laufe des Jahres gewechselt wird. Dann kann natürlich ein Methodenwechsel erfolgen.

Wissenswert

Geht ein Fahrtenbuch verloren oder erfüllt es nicht an Anspruch an Vollständigkeit, kann es sein, dass das Finanzamt zur Versteuerung automatisch auf die Ein-Prozent-Regelung umstellt.

Fahrtenbuch richtig führen: So funktioniert es!

Das Finanzamt stellt zwar keine Mustervorlage zur Verfügung, lässt da also Spieltraum. Dennoch sind einige wichtige Angaben vorgegeben, die dem Finanzamt mitgeteilt werden und somit Bestandteil des Fahrtenbuchs sein müssen. Welche Angaben das sind, regelt das Einkommensteuergesetz. Aber auch Lohnsteuer-Richtlinien bestimmen, was zu einer ordnungsgemäßen Form der Dokumentation gehört. Dazu zählen die folgenden Informationen, die je nach Art der Fahrt variieren können: Dienstliche oder private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (also Arbeitsweg) und Familienheimfahrten bei Zweitwohnsitz.

Die erforderlichen Details zu den Fahrten sind folgende:

  • Art der Fahrt (eine der oben genannten oder Mischfahrten)

  • Start und Ziel (mit Adressangaben)

  • Exaktes Datum

  • Name der fahrenden Person

  • Exakte Kilometerstände

  • Zweck der Fahrt

  • Eventuelle Umwege (mit Begründungen)

Gerade in den letzten Jahren hat das Finanzamt immer genauer darauf geachtet, dass ein Zweck der Fahrt angeben ist, wozu diese getätigt wurde. So können berufsbedingte Einträge besser herausgestellt werden. Hier sollte also besonders auf Sorgfalt geachtet werden.

Ein wichtiger Hinweis

Dies gilt nur für dienstliche Fahrten. Privatfahrten sind privat und sollen privat bleiben! Hier reichen also Kilometerangaben, der Grund der Fahrt darf leer bleiben.

Weitere wichtige Anforderungen: Das muss ein Fahrtenbuch außerdem erfüllen

Form und Vollständigkeit sind das A und O. In der Regel akzeptiert das Finanzamt Fahrtenbücher nur dann, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

1. Sie sind unveränderbar und nachvollziehbar (Schutz gegen Manipulation)

  • Handschriftlich: Keine losen Blätter oder Leerzeilen durch ein Buch in gebundener Form (keine Exceltabellen gestattet!)

  • Elektronisch: Die Programmierung muss sicherstelle, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind.

2. Sie sind vollständig und detailverliebt (insbesondere bei Umwegen)

3. Direkte Eintragung (direkt nach Abschluss der Fahrt) und keine größeren Nachträge

Also unser Tipp:

Du solltest wirklich penibel darauf achten, dass alle Anforderungen erfüllt sind, ansonsten machst du dir nur Mehraufwand. Erspar dir lieber jegliche Komplikationen mit dem Finanzamt und achte darauf, dass diese Richtlinien erfüllt sind. Dann sollte nichts schiefgehen!

Das können digitale Fahrtenbücher

Für alle Vergesslichen oder Dauergestressten: Ist keine Zeit oder vergisst du immer wieder die Daten einzutragen, können digitale Fahrtenbuchsysteme die ideale Lösung sein – denn sie nehmen dir einiges ab! Ein elektronischer Fahrtenbuchassistent kann den Aufwand wesentlich reduzieren und übernimmt das Erfassen und Auswerten der Daten für dich. Und gehörst du zu den Vergesslichen: Der elektronische Assistent erinnert dich an deine Aufgaben!

Unter den elektronischen Fahrtenbüchern sind folgende Typen vertreten:

  • Navigationssysteme: Manche Autohersteller wie BMW oder Mercedes verknüpfen ihre fest eingebauten Navigationssysteme mit einer Fahrtenbuchfunktion. Aber auch Navi-Angebote wie Tomtom bieten eine solche Funktion.

  • Software-Lösungen/Apps: Diese ermöglichen eine mobile Anwendung auf dem Smartphone und übernehmen weitestgehend das Protokollieren einzelner Fahrten. Dabei werden alle steuerlichen Voraussetzungen beachtet – wie beispielsweise die zehnjährige Archivierungspflicht.

Welche Apps welche Funktionen abdecken und wie viel sie kosten, kannst du auch in unserem Beitrag zu Leasing-Apps einsehen. Dort listen wir Apps und Anbieter wie Vimcar auf, die dir die Datenerfassung erleichtern.

Vorteile und Nachteile von Fahrtenbuchapps

Willst du dich erstmal ausprobieren und nicht direkt auf eine Komplettlösung setzen, versuche dich am besten erstmal an einer App! Ihr Vorteil: Sie können das Fahrzeug direkt via GPS orten und automatisch Start und Ziel erfassen. Aber Achtung: Gelegentlich funktioniert GPS nicht, etwas in Tunneln. Ein weiterer Vorzug der Apps ist jedoch, dass sie oftmals kostenlos genutzt werden können.

Ein Tipp

Willst du, dass so gut wie alles automatisch abläuft, und zwar so, dass du so wenig Arbeit wie möglich hast und zugleich eine saubere Fahrtenbuchführung gewährleistet ist, dann ist es durchaus ratsam, etwas Geld in die Hand zu nehmen und nicht bloß auf eine kostenlose Applikation zu setzen.

Weniger praktisch an Apps ist, dass wenn der Akku vom Handy leer geht, auch eine Fahrtenerfassung nicht mehr stattfindet. Bei Lösungen mit zusätzlicher, im Auto dauerhaft montierter Hardware ist dieses Risiko nicht gegeben. Für Unentschlossene ist der Einstieg ins Fahrtenbuchgame mit einer App also der sparsamere Ansatz. Langfristig sollte aber über eine Hardware-Lösung nachgedacht werden, da diese schlicht und einfach genauer ist.

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FAQs: Wir beantworten dir alle Fragen zum (elektronischen) Fahrtenbuch

Sind noch Fragen offen? Dann findest du hier Antworten. Hier liefern wir dir alle wichtigen Infos zum Fahrtenbuch im Überblick. Für weitere Neuigkeiten und alles Wissenswerte in Sachen Leasing abonniere unseren Newsletter, damit du immer auf dem Laufenden bist und keine Angebote verpasst.

Wenn du einen Dienstwagen hast und diesen auch privat nutzt, musst du den geldwerten Vorteil für die privaten Fahrten versteuern. Ein Fahrtenbuch dient hier der Dokumentation von privaten und beruflichen Fahrten und wird beim Finanzamt eingereicht, damit dieses die Nutzung nachvollziehen kann. Generell herrscht aber kein Anspruch auf Führung eines Fahrtenbuchs. Ist dir das Eintragen deiner Fahrten zu umständlich, kannst du für die Ermittlung des zu versteuernden Betrags auch die 1-Prozent-Regel anwenden.

Das Fahrtenbuch dient der Unterscheidung von privater und beruflicher Nutzung des KFZ. Fährst du beispielsweise mit deinem Firmenwagen zum Einkaufen oder in den Urlaub, sind dies private Fahrten und müssen von dienstlichen Fahrten zur Kundschaft oder der Arbeitsstelle unterschieden werden.

Neben der handschriftlichen Variante, bei der du deine Fahrten selbstständig per Hand einträgst, gibt es auch elektronische Fahrtenbücher. Mit einer Fahrtenbuchapp oder speziellen Navigationssystemen kannst du deine Fahrten über GPS erfassen und eintragen lassen. Start und Ziel werden durch die Ortung automatisch aufgezeichnet, was dir viel Aufwand ersparen kann. Nicht zugelassen zur selbstständigen Erfassung deiner Fahrten sind Excel-Tabellen oder Word-Dokumente.

Generell sind wir im Zeitalter der Digitalisierung so weit, dass auch elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt akzeptiert werden. Aber Vorsicht! Nicht alle Apps sind konform mit den Regeln des Finanzamts. Informiere dich im Vorfeld, ob die App, die du nutzen möchtest, auch wirklich vom Finanzamt angenommen wird. Auch eine falsche Bedienung der App kann dazu führen, dass deine Eintragungen fehlerhaft sind und dein Fahrtenbuch abgewiesen werden.

Fahrtenbücher werden vom Finanzamt sehr penibel geprüft. Um dir keinen Ärger einzuhandeln, solltest du deine Fahrten immer sorgfältig aufzeichnen und dabei sehr detailgenau vorgehen. Die folgenden Informationen solltest du unbedingt erfassen und direkt im Anschluss an die Fahrt eintragen: Art der Fahrt, Start und Ziel, exaktes Datum, Name der fahrenden Person, exakte Kilometerstände, Zweck der Fahrt und eventuelle Wegverlängerungen (mit Begründungen). Bei Privatfahrten reicht die Angabe der Kilometerstände.

Generell ist ein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regelung möglich, allerdings mit Einschränkungen. Während eines laufenden Kalenderjahres kannst du nicht wechseln, die Wahl einer Methode ist also für ein ganzes Jahr verbindlich. Ausnahme ist ein Wechsel des Firmenwagens. In dem Fall kann auch die Methode gewechselt werden.

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